Molnlösningar för smidigt samarbete på jobbet | Webbprofil

Molnlösningar för smidigt samarbete på jobbet

Att arbeta i molnet har blivit en självklarhet för många företag. Det är helt enkelt smidigare att kunna komma åt sina data från valfri plats och kunna samarbeta med sina kollegor direkt i en och samma fil istället för att ha ett flertal versioner på vift i sitt e-postsystem eller i delade mappar på en server. Inte bara blir det enklare att hålla ordning på filerna utan du är alltid säker på att ständigt se den senaste varianten och vilka ändringar som har skett sedan du senast arbetade på ett projekt.

Vilka funktioner behöver ni?

Det första man måste fråga sig innan man ger sig ut på jakt efter ett molnsystem, eller för all del vilket IT-system som helst, är vilka funktioner man behöver. Om det räcker med ordbehandling där ni delar enkla dokument i mappar kan det räcka med ett färdigt gratissystem såsom Google Docs för att täcka företagets behov.

Behöver man däremot ett system med ärendehantering, kundregister, spårning av arbetsuppgifter, schemaläggning med mera behöver man något mer kraftfullt och ett system som hjälper till att upprätthålla informationssäkerheten både internt och även gällande kundregister och andra affärskontakter.

Se till att skriva en tydlig kravspecifikation innan ni tar in offerter från olika företag och se till att involvera alla arbetsgrupper som kommer att använda systemet när ni tar fram underlagen. Det händer alldeles för ofta att någon på ett företag tror sig veta vad alla behöver för att sedan upptäcka vid leverans att många viktiga funktioner saknas för att alla ska kunna utföra sina arbetsuppgifter effektivt. Tänk efter före helt enkelt.

Viktigt med spårning

För att ett molnsystem ska vara säkert är det givetvis viktigt att kunna spåra vad som har hänt med ett dokument eller en fil. Många molnsystem för dokumentdelning har detta inbyggt automatiskt, men se till att de funktioner som finns lever upp till de krav som ställs i just er verksamhet. Att kunna gå tillbaka till en logg för att se vem som har gjort ändringar och när kan vara viktigt om något går fel eller om man av någon anledning behöver förstå hur ett beslut har tagits.

Frihet att arbeta från valfri plats

En stor fördel med att arbeta i molnlösningar är att det går att arbeta i systemen från valfri plats. Man måste inte längre sitta på kontoret hela veckan. Affärsresor kan då gärna göras med tåget istället för med flyget då man kan arbeta under resvägen. Eller varför inte låta de anställda arbeta hemifrån någon dag per vecka. Det brukar leda till mer välmående och som arbetsgivare är det enkelt att spåra att arbetsuppgifter ändå har blivit utförda.

Viktigt att tänka på är dock att implementera tillräckliga säkerhetssystem så att ingen obehörig kommer åt företagets data. Kom ihåg att ta med denna möjlighet när ni skriver er kravspecifikation.

12 apr 2018

Webbprofil skriver om allt som har med marknadsföring på nätet, teknik och IT att göra. Följ vår blogg för att hänga med i det senaste!